Se as opções que já comentei para gerenciar projetos parecem muito complexas, aqui deixo uma solução muito simples para ter cadastradas as tarefas de uma equipe de trabalho.
É o busylissy.com, uma aplicação gratuita que permite o cadastro das obrigações de cada membro do time, com possibilidade de trocar mensagens e arquivos.
Com agenda e um aspeto extremamente intuitivo, apenas falta traduzir o aplicativo para outros idiomas, ampliando suas fronteiras na rede.
A respeito de gerenciadores de projetos, um que eu gostei muito e uso frequentemente é o Clocking IT, ele inclusive possui tradução para o português, facilitando assim seu uso.