Para facilitar aos empregadores a gestão e notificação dos turnos de trabalhos designados a cada um de seus empregados, When I Work é uma ferramenta online que lhe facilitará toda a programação dos turnos de trabalho para cada um de seus empregados, estabelecendo em um calendário tanto seus horários como os centros onde devem desempenhar suas funções, e caso a mesma empresa conte com vários centros de trabalho, podem ser identificados mediante cores os horários estabelecidos.
Desta maneira, os empregados podem receber em suas caixas de correio eletrônico as notificações dos turnos de trabalho que devem cumprir, assim como a consulta online de seus turnos, tanto através da web como através de seus terminais móveis. Também podem solicitar não trabalhar em um horário específico, pedido que deverá ser aprovado pelos empregadores, e redistribuir os turnos ao resto do pessoal.
When I Work tem vários planos de tarifa, com 30 dias de testes para cada uma delas, dispondo de uma versão gratuita para empresas de menos de cinco empregados.