Google Docs está implementando uma nova dinâmica que torna mais fácil trabalhar com documentos em equipes.
Está agregando um novo sistema de revisão para acompanhar documentos importantes, permitindo que os responsáveis acompanhem todas as alterações aplicadas.
Depois de dois anos em versão beta, o sistema de revisão do Google Docs está oficialmente sendo lançado. Uma nova dinâmica que tornará mais fácil acompanhar documentos importantes ao trabalhar em equipe.
Quando há vários colaboradores trabalhando no mesmo documento, o sistema de comentários e as diferentes versões costumam ser suficientes para que o trabalho em equipe seja eficaz. No entanto, existem documentos que precisam de cuidados e revisão extras. Por exemplo, documentos técnicos, jurídicos, contratos, etc.
Nesse caso, Google Docs permite designar usuários para cumprir a função de “revisores” em determinados documentos. São estes que terão de aprovar cada alteração ou edição que seja feita no documento, seguindo um sistema bastante simples.
Para começar, é preciso especificar a lista de usuários que serão os revisores, bem como todos os detalhes correspondentes. Por exemplo, uma descrição, termos do documento, regras de edição, data de validade, etc. podem ser adicionados.
Depois que esse sistema é estabelecido, o Google envia a cada revisor um e-mail quando uma alteração é implementada no documento para revisar a versão mais recente. Portanto, nenhuma edição será aplicada de forma definitiva até que os responsáveis a revisem e dêem sua aprovação.
É importante que todos os tomadores de decisão devam sua aprovação ou as solicitações de aprovação de todos serão rejeitadas. É um sistema simples e eficaz que evita ter que anexar repetidamente um documento para receber a aprovação de chefes conforme são feitas alterações. Desta forma, todo o processo é sempre feito no Google Docs.
Este novo recurso será lançado nas próximas semanas. Um detalhe a ter em mente é que não estará disponível para contas pessoais.