Categoria: Office

Dicas para melhorar sua produtividade com o Office

droptask, criando e gerenciando tarefas graficamente

Ferramentas de gestão de tarefas existem muitas, algumas mais complexas, criadas para a administração de projetos completos, outras mais simples, como por exemplo, para gerenciar apenas uma lista de coisas que temos que realizar ou coisas já realizadas, porém poucas são tão originais como droptask (www.droptask.com), um aplicativo que usa diagramas para representar obrigações e responsáveis.

Podemos agrupar os círculos (tarefas) em círculos maiores, sendo possível ver rapidamente as obrigações de cada departamento, por exemplo, ou filtrar por etiquetas ou datas as responsabilidades já registradas. Cada círculo inclui também a informação da data, sendo possível incluir arquivos em anexos e ver a foto das pessoas que estão trabalhando em cada assunto.

Desde o aplicativo se preocuparam bastante em mostrar constantemente a atividade de cada tarefa, apresentando um “activiy feed” para saber quem está fazendo “o quê” a cada momento. Podemos também ativar alertas por e-mail e estabelecer prioridades nas notificações.

O trabalho em equipe é outro ponto forte de Droptask, permitindo registrar diferentes membros em cada projeto para que possam editar os diagramas e o log de atividades de cada um.

O aplicativo pode ser usado desde dispositivos móveis, embora no momento não exista nenhum aplicativo específico para nenhum sistema operacional móvel.

Screenhero, colaborando em uma mesma tela

Professores, estudantes, profissionais, hoje quase qualquer setor utiliza ferramentas colaborativas para projetos comuns, e serviços que facilitam realizar esse trabalho entre várias pessoas aumentam cada vez mais, como é o caso de Screenhero.

Neste caso compartilhamos um documento em tela, e tanto quem compartilha como quem recebe o pedido terão a possibilidade de editar o documento desde essa mesma tela, de forma colaborativa e por igual, com seus nomes indicados no cursor que controlam. Por exemplo, no caso de um estudante estar realizando um trabalho e quiser que um colega complete outra parte ou preencha uma folha excel, poderá convidar o outro usuário para realizar o trabalho em dupla.

Dispomos de todas estas funcionalidades gratuitamente (com limitação para convidar um usuários por trabalho e projeto), embora se buscarmos algo mais e desejarmos ter suporte premium assim como a versão do programa para empresas podemos adquirir a versão Pro por 5 e 49€ por mês, respectivamente.

Veja um vídeo de demonstração de Screenhero: Continue lendo “Screenhero, colaborando em uma mesma tela”

Duas opções para transformar sua letra em uma fonte para ser usada em seu computador

Há milhares de tipos de letras disponíveis na web, fontes que podemos instalar facilmente no computador para personalizar nossos documentos, embora, até pouco tempo, essas fontes fossem um pouco limitadas, limitação essa que foi se ampliando consideravelmente com o aparecimento de projetos como Google Web Fonts.

Por exemplo, se você deseja ter a sua própria letra como fonte padrão em seus documentos digitais, isso já é possível, já existindo, inclusive, duas opções que podem lhe ajudar nessa tarefa.

Uma delas é myscriptfont.com, um aplicativo que oferece um PDF em forma de modelo para que possamos escrever a mão cada uma das letras que aparecem ali, ao terminar, basta fazer upload deste documento para obter o arquivo TTF, OTF ou fonte SVG, pronto para ser instalado no computador.

Dos mesmos responsáveis, foi criado também extractpdf.com, uma ferramenta que ajuda a extrair textos e imagens de arquivos PDF.

A segunda opção tem um funcionamento parecido. Se trata de YourFonts, aplicativo com o qual podemos criar fontes de até 200 caracteres e permite incluir nossa assinatura, sendo ideal para selar documentos digitais.

Vale ressaltar que YourFonts, ao contrário que myscriptfont, não é um aplicativo gratuito, tendo um custo de 9,95 dólares para obter nossa fonte personalizada.

Presentation.io, para que outras pessoas vejam nossa apresentação em tempo real

Poder ver uma apresentação sem necessidade de realizar uma video-conferência é algo muito solicitado no mundo acadêmico e profissional. Presentation.io é uma das propostas existentes para realizar essa tarefa, sendo necessário apenas possuir um navegador para visualizar a apresentação desejada.

A solução é utilizada por instituições de grande prestígio, como MIT, Stanford ou Yale, tendo uma opção gratuita e outra que por 14 dólares por mês permite salvar a apresentação na Internet durante mais de 48 horas (limite da opção gratuita).

O responsável pela apresentação só tem que fazer o upload do arquivo (admite até 20 formatos diferentes) e começar a transmitir a todos os seguidores que tiver, que verão as ações realizadas em tempo real. Para ver uma apresentação só é preciso ter o link da mesma, sem que seja necessário se registrar no sistema.

Também podemos ver a apresentação desde os móveis, embora o “tempo real” neste caso não é tão … “real”, existindo um pequeno intervalo de tempo do slide mudado pelo apresentador até a percepção do mesmo.

Uma excelente opção para transmitir conhecimento e sincronizar tarefas entre grupos de trabalho.

Google Drive já permite o preview de mais de 30 tipos de arquivos

No blog do antigo Google Docs, Google Drive, anunciou uma nova funcionalidade que muitos receberão de braços abertos.

Se trata de oferecer um preview de mais de 30 tipos de arquivos, permitindo alternar entre eles até encontrar o desejado.

Fotos, documentos e vídeos mostrarão agora seu conteúdo quando você clica em “Preview”. Uma vez que a nova janela estiver aberta, podemos ir navegando entre arquivos usando as datas laterais para consultar o conteúdo de outros do mesmo diretório. Dentro do preview é possível ver vídeos e nos movimentar pelos arquivos de várias páginas, copiar texto, usar botões de zoom, usar funções para compartilhar, baixar, imprimir ou abrir o arquivo para editá-lo.

Durante os próximos dias teremos a função disponível em todas as contas dos usuários de Gmail.

LayerVault, controle e gestão de seus projetos de design

LayerVault é um aplicativo web que nos permite controlar e gerenciar todos os aspectos de nosso projeto (comunicação com colegas, gestão de arquivos, etc.) desde uma mesma interface.

O aplicativo fica na barra de tarefas para nos permitir ir guardando de forma automática através da sincronização de qualquer mudança, arquivo, pasta, etc. no diretório de LayerVault. Nossos colegas de projeto irão recebendo atualizações sobre os aspectos do trabalho e mudanças e poderão recebê-las em seus dispositivos se os sincronizarem.

Dentre as ferramentas mais interessantes encontradas em LayerVault que oferecem mais eficiência e comodidade na hora de gerenciar um projeto, se destaca uma TimeLine que representa graficamente a história e evolução de nosso trabalho nos permitindo retroceder até o ponto desejado, uma seção de projetos, pastas e arquivos para explorarmos todo o conteúdo associado à conta, um feed de atividade com atualizações instantâneas e uma seção de trabalho em equipe onde aparecerão todos os membros que colaboram no projeto controlando o trabalho e o progresso individual de cada um.

Quem quiser experimentar vai poder fazê-lo de graça por 30 dias, mas também pode adquiri-lo através de três diferentes pacotes, dependendo do tipo de projeto a ser realizado e membros da equipe, e as três versões contando com armazenamento ilimitado para arquivos.

Link: LayerVault

Google Docs adiciona opção para esconder os menus

Com o objetivo de ganhar mais espaço no editor online, Google Docs anuncia um novo botão que permite recolher tudo o que se encontra sobre o menu do aplicativo.

O modo compacto permite ter na tela a página de edição e o menu de formato, sem a informação relacionada com o nome do arquivo ou os menus de arquivo.

No novo modo “Compacto” aparecerá um campo de busca que permitirá o acesso rapidamente às seções ocultas, caso se necessite de alguma delas e não se queira mudar de modo.

Uma pequena atualização que muitos agradecerão enormemente, disponível na seção acima à direita.

Via: Blog de Google Drive